Abhängig von der Größe der Schule und des Jahrgangs feiern bei einem Abiball oft hunderte von Schülern ihren Abschluss. Wenn dann jeder noch die Eltern, die Großeltern und einige Freunde mitbringt, kann so ein Abiball durchaus auf eine sehr große Veranstaltung hinauslaufen.
Dabei solltet ihr so früh wie möglich herausfinden, wie viele Gäste es denn tatsächlich werden. Erst wenn ihr hier eine ungefähre Zahl kennt, könnt ihr euch auf die Suche nach einer geeigneten Location begeben und euch um wichtige Dinge wie beispielsweise das Catering kümmern.
Speziell die Größe der Location ist ein wichtiger Punkt dabei. Ist sie zu groß, verläuft sich der Abiball und die richtige Stimmung kommt vielleicht nicht auf. Ist sie zu klein, sitzt und tanzt ihr dicht an dicht, war auch wieder unangenehm ist.
Daumenregel: 4 Personen pro Familie
Seit 2013 veranstaltet Abiconnection Abibälle und Abipartys und weiß somit ganz genau, worauf es bei der Kalkulation der Gäste an einem großen Event ankommt.
Unsere Erfahrung der letzten Jahre hat gezeigt, dass man beim Abiball im Durchschnitt mit etwa 4 Gästen pro Person zum Dinner rechnen kann.
Damit habt ihr einen ersten groben Anhaltspunkt für eure Planung. Darauf verlassen solltet ihr euch aber nicht und wir empfehlen, eine Umfrage unter euren Mitschülern durchzuführen.
Mit einer Umfrage könnt ihr genauer ermitteln, mit wie vielen Gästen ihr rechnen müsst
Mit Sicherheit kann jedes Mitglied eures Jahrgangs schon einige Zeit im Voraus einschätzen, wie viele Familienmitglieder und Freunde den Abiball miterleben wollen. Legt also eine Liste an und führt eine Umfrage unter euren Mitschülern durch.
Die Wahl der richtigen Speisen für euren Abiball ist ein weiteres Thema für die Umfrage. Ihr könnt eure Mitschüler vorab fragen, ob die Begleitpersonen bestimmte Allergien und Unverträglichkeiten haben oder ob Vegetarier und Veganer mit dabei sind. Dies macht es einfacher, einen passenden Caterer zu finden und euch rechtzeitig auf ein Menü zu einigen.
Die Umfragen unter euren Mitschülern müssen gut organisiert und strukturiert werden, damit auch tatsächlich jedes Mitglied des Jahrgangs teilnimmt und keine Fehler entstehen, die euch die Organisation hinterher erschweren.
Die App von Abiconnection macht Umfragen im Jahrgang unkompliziert möglich und hilft euch bei der Planung und Kalkulation der Gäste
Wenn ihr keine Lust auf Google-Tabellen oder Zettelwirtschaft habt, könnt ihr für die Umfrage unser Abiball-Planungstool benutzen.
Als Abiballkomitee könnt ihr euch hier kostenlos einen Account anlegen und eine Umfrage erstellen. Den Umfragelink könnt ihr anschließend an den ganzen Jahrgang schicken. Eure Mitschüler können euch dann unkompliziert und ohne Hin und Her mitteilen, mit wie vielen Gästen sie wahrscheinlich kommen, ob Veganer oder Vegetarier dabei sind usw.
Diese Informationen werden gespeichert und euch als Komitee angezeigt, sodass ihr viel einfacher planen und kalkulieren könnt.
Die App wird künftig noch weitere hilfreiche Funktionen bekommen, um euch die Organisation noch einfacher zu machen. Ihr findet etwa demnächst eine Zahlungsübersicht, in der ihr sehen könnt, wer schon Tickets gekauft hat.
Holt euch noch mehr Inspiration und Tipps für einen unvergesslichen Abiball
Die Kalkulation der Gäste ist ein wichtiger und vor allem schwieriger Punkt bei der Abiball-Planung. Es gibt jedoch noch viele weitere Dinge, die beachtet werden müssen und an die ihr denken solltet, noch bevor ihr überhaupt nach einer geeigneten Location sucht.
Wollt ihr noch mehr hilfreiche Tipps von uns oder vielleicht sogar bei einem kostenfreien Erstgespräch mit unserem Experten-Team sprechen?
Kein Problem. Dann vereinbart ganz unverbindlich euer kostenfreies Erstgespräch und wir helfen euch einen unvergesslichen Abiball zu organisieren.
