Abiball-Guide

Die Finanzen können wir nicht ganz außer Acht lassen – und ihr natürlich auch nicht ?

Sobald ihr die Kostenübersicht erhalten habt werdet ihr euch vielleicht fragen, wie ihr diese Summe zusammenbekommen sollt. Und vielleicht habt ihr auch ein bisschen Bammel, wenn ihr das alles schwarz auf weiß seht. Um so wichtiger ist es, dass ihr die folgenden Punkte beachtet und so schnell wie möglich mit dem Verkauf der Karten beginnt.

1.1 Anzahlungen

Vielleicht stellt ihr euch die Frage, warum ihr eine Anzahlung leisten müsst. Das liegt ganz einfach daran, dass die verschiedenen Dienstleister auch von uns eine Anzahlung verlangen, die wir entsprechend begleichen müssen. Solche Anzahlungen sind im Event- und Gastronomiebereich ein Standard.

Sobald ihr die Mail mit der Vertragsbestätigung erhalten habt, so speichert diese am besten sofort ab. Dort findet ihr alle Zahlungsfristen.

1.2 Tageslimits

Bitte beachtet, dass die meisten Banken ein Tageslimit für Überweisungen festlegen. In der Regel sind das 500 Euro. Um eure Zahlung zu leisten, habt ihr in diesem Fall drei Möglichkeiten: Ihr könnt den Gesamtbetrag splitten und an mehreren Tagen überweisen, ihr könnt das Tageslimit erhöhen lassen oder ihr lasst die Überweisung direkt in der Filiale vornehmen. Ein Bankmitarbeiter kann unter Umständen auch den gesamten Betrag auf einmal freigeben. Achtet bitte auf den korrekten Verwendungszweck, damit wir eure Zahlung zuordnen können.

1.3 Ausfüllen des Überweisungsformulars

Bei der Überweisung ist es wichtig, dass Ihr im Verwendungszweck folgende Daten angebt:

• Name der Schule
• Location, in der ihr feiert
• Datum Eures Balles.

1.4 Höhe und Fälligkeit der Raten

Die Höhe der einzelnen Raten, die ihr an uns Überweisen müsst, hängt von der Höhe eurer Mindestvergütung (MV) ab. Die Mindestvergütung errechnet sich aus eurem Kartenpreis x der Mindestteilnehmerzahl, die in eurem Vertrag festgelegt wurde.

Nachdem die Mindestvergütung festgelegt ist, wird der Betrag in drei Teile geteilt, die über das Jahr bis zu Eurem Abiball fällig werden. Die Aufteilung der Ratenhöhen ist normalerweise:

1. Rate: 20 Prozent der MV
2. Rate: 40 Prozent der MV
3. Rate: 40 Prozent der MV

Abweichende Vereinbarungen sind möglich, schaut hierzu bitte sicherheitshalber in eurem Vertrag nach. Wann ihr die Raten bezahlen müsst, ist ebenfalls in eurem Vertrag festgelegt.

Besser früh als zu spät ...

Nach Vertragsabschluss solltet ihr so schnell wie möglich die Kommunikation mit euren Eltern und Mitschülern aufnehmen. So ist sichergestellt, dass alle Teilnehmer den Termin im Kalender vormerken und der Kartenverkauf starten kann. Der frühzeitige Kartenverkauf ist besonders wichtig, da ihr nur so in der Lage seid, alle Anzahlungen fristgerecht an Abiconnection zu überweisen. Denn auch wir müssen wiederum die Location und Dienstleister bezahlen und benötigen die Anzahlungen zu den vereinbarten Terminen.

Für die erste Kommunikation könnt ihr eines der von uns zur Verfügung gestellten Standardschreiben verwenden oder ihr denkt euch einen eigenen Text aus. Entscheidet ihr euch für einen eigenen Text, so achtet bitte darauf, dass die folgenden Informationen auf jeden Fall enthalten sind:

• Veranstaltungsdatum
• Veranstaltungsbeginn und -ort
• Kartenpreis
• Anmeldefrist
• Kontodaten für die Überweisung

Überlegt euch außerdem, in welcher Form ihr euer Anschreiben versenden wollt: Per E-Mail, Verteilung in der Schule oder per Post? Wir empfehlen euch, einen Verteiler mit allen E-Mail-Adressen anzulegen.

Egal, für welche Variante ihr euch entscheidet, macht es am besten zeitnah. Dann sind alle potenziellen Gäste rechtzeitig über euren Ball informiert.

Downloads: Standardschreiben 1 herunterladen | Standardschreiben 2 herunterladen

Wichtig ist die sofortige Kontaktaufnahme mit euren Mitschülern und Eltern. Eröffnet am besten ein Jahrgangskonto auf das die Teilnehmer das Geld für die Karten überweisen können. Da es immer auch verschlafene oder unentschlossene Mitschüler gibt, ist es wichtig, regelmäßig nachzufragen.

Ihr solltet außerdem eine sorgfältige Buchführung mit vollständigem Namen der Gäste führen. Auf diese Weise habt ihr die Finanzen stets im Blick. Eine entsprechende Liste findet ihr hier.

Bestätigt am besten den Teilnehmern die Zahlung, sobald die Überweisung bei euch eingegangen ist. Geldeingang bestätigen. Als Betreff für die Überweisung könnt ihr z.B. die Anzahl der Tickets, den Namen der Gäste und eine E-Mail-Adresse verlangen. Auf diese Weise habt ihr gleich die Richtigen Daten für die weitere Kommunikation.

Grundsätzlich sind Ab- und Zubuchungen jederzeit möglich. Das genaue Vorgehen ist hier beschrieben. Bitte beachtet, dass es bei Abbuchungen zu Stornokosten kommen kann. Die genaue Höhe findet ihr im Formular „Antrag auf Ab- und Zubuchungen“  sowie in unseren AGB unter dem Punkt 4.3.

4.1 Nachträglich Zusatzleistungen buchen

Ihr habt euren Vertrag mit Abiconnection bereits abgeschlossen, wollt aber nachträglich noch Zusatzleistungen hinzubuchen oder abbestellen? Kein Problem! Nachbuchungen von Zusatzleistungen sind in der Regel noch bis zu einen Monat vor eurem Abiball möglich. Auch die Abbestellung bereits gebuchter Leistungen ist möglich. Schickt uns dafür einfach das Dokument “Antrag auf Ab- und Zubuchungen” aus unserem Downloadbereich ausgefüllt zu. Ihr bekommt dann das unterschriebene Original zurück. Nach Eingang des Geldes buchen wir die Zusatzleistung für euch nach. Bei Fragen schreibt uns einfach eine E-Mail oder ruft an. Wir kümmern wir uns! Bitte beachtet, dass bei Abbuchungen möglicherweise Stornokosten entstehen.

4.2 Anmerkungen zum Ausfüllen des Antrags auf Umbuchung von Zusatzleistungen

In eurem Vertrag findet ihr auf Seite 4 die aktuellen Preise und die bereits gebuchten Zusatzleistungen. Tragt diese bitte in die Spalten „Preis €“ und „Bisher gebucht“ ein.

Kreuzt danach in der Spalte „Buchungsantrag“ die neue Zusammenstellung der Zusatzleistungen an. Also nicht nur die Leistungen, die ggf. dazukommen sollen, sondern auch diejenigen Leistungen, die bestehen bleiben sollen. Beachtet, dass nur die in der Spalte „Buchungsantrag“ angegebene Zusatzleistungen von Abiconnection auf eurem Abiball umgesetzt werden.

Wenn ihr die neue Auswahl an Zusatzleistungen getroffen habt, dann tragt die Gesamtsumme in das Feld “Summe aller Zusatzleistungen insgesamt” ein.

Anschließend tragt den bisherigen Grundpreis der Abiballkarten ein. Diesen könnt ihr eurem Eventdienstleistungsvertrag auf Seite 4 entnehmen.

Aus diesen beiden Werten errechnet ihr dann den neuen Gesamtpreis pro Karte (15,75 + 59,50 € = 75,25 €):

In der nächsten Spalte wird die Mindestanzahl der Karten abgefragt. Auch diese ist in eurem Eventdienstleistungsvertrag auf Seite 1 festgelegt und entspricht der Mindestteilnehmerzahl.

Als letztes multipliziert ihr diesen Wert mit dem neuen Gesamtpreis pro Karte und erhaltet so die neue Mindestvergütung:

Haben wir Zusatzvereinbarungen getroffen, die in dem Formular nicht auftauchen, so könnt ihr diese auf Seite 2 unter “Ergänzende Vereinbarungen” festhalten.

Jetzt müsst ihr den Antrag nur noch Unterschreiben und an uns zusenden. Er wird dann geprüft und bei Bestätigung erhaltet ihr ein unterschriebenes Exemplar von uns zurück.

Ganz wichtig: Die erste Anzahlung wird fällig. Solltet ihr euren Vertrag weniger als neun Monate vor der Veranstaltung geschlossen haben, so ändern sich die Zahlungsfristen. Details findet ihr in eurem Vertrag unter § 4. Die genauen Fristen findet ihr in der Bestätigungsmail.

Übrigens: Zu- und Abbuchungen sind erst drei Monate vor der Veranstaltung möglich.

Wir unterstützen euch bei der Finanzierung!

Gerne bringen wir euch mit Sponsoren zusammen, die euren Abiball unterstützen können. Dadurch entfallen für euch zum Beispiel die Kosten für den Druck von Einladungskarten oder das Honorar für den Fotografen. Darüber hinaus haben wir einige weitere Möglichkeiten und Ideen für euch:

2.1 DeinBallkleid.de

Satte Prozente sparen und 10 Euro pro verkauftem Kleid verdienen. Durch unseren Partner DeinBallkleid.de könnt ihr auf diese Weise die Finanzierung eures Balles voranbringen und profitiert von einem einzigartigen Traumkleid. Näheres unter „Partner und Aktionen“.

2.2 Neue Masche

Unser Partner „Fundmate“ bietet euch die Möglichkeit, relativ einfach und in kurzer Zeit weiteres Geld für den Abiball zu verdienen. Im Schnitt kommen dabei locker 1.000 Euro zusammen.

Weitere Infos dazu unter findet ihr hier.

2.3 Eigeninitiative

Neben diesen Angeboten habt ihr die Möglichkeit selber aktiv zu werden. Organisiert zum Beispiel Sponsorenläufe oder verkauft Kuchen bei Schulversammlungen. Mit etwas Kreativität könnt ihr so die Finanzierung eures Abiballs unterstützen.

Es ist wichtig, dass ihr euch rechtzeitig um Sponsoren bemüht. So sind einige Sponsoren beispielsweise in der Sommerzeit besser ins Boot zu bekommen als in der Hauptsaison etc.

Falls Ihr Hilfe braucht oder weitere Fragen zum Thema Finanzierung habt, sprecht uns einfach an!

2.4 Werbeflächen

Je nach Location stehen unterschiedliche Werbeflächen für eure Sponsoren zur Verfügung. Es können Banner oder Beachflags aufgestellt werden, Logos auf den Monitoren gezeigt werden etc. Wir informieren euch gern über die Möglichkeiten in den jeweiligen Locations.

2.5 Exklusive Verträge

Grundsätzlich ist es möglich, dass ihr euch selbst um externe Dienstleister kümmert. Einige Dienstleistungen laufen aber exklusiv über Abiconnection. Dazu gehören: GEMA, Getränke, Catering, Servicepersonal und Security. Sprecht uns am besten mit euren Wünschen an. Wir schauen dann, was geht.

Unsere Partner bieten tolle Aktionen rund um das Thema Abiball. Als Abiconnection-Kunde könnt ihr als Jahrgang viele Vorteile genießen. Schaut doch mal durch, ob euch etwas gefällt.

3.1 DeinBallkleid.de

Ihr sucht noch nach dem Traumkleid für euren Abiball? Dann seid ihr bei DeinBallkleid.de genau richtig. Neben einem Rabatt für Abiconnection-Kunden, gibt DeinBallkleid.de euch auch das Einzigartigkeits-Versprechen. Denn DeinBallkleid.de verkauft jedes Kleid nur einmal pro Abschlussball eines Jahrgangs. Dadurch könnt ihr sicher sein, dass ihr auf eurem Abiball die Einzigen seid, die das jeweilige Kleid tragen. #SeiEinzigartig! Als Komiteemitglied bekommen fünf von euch sogar 25 Prozent Rabatt auf den Kauf des Ballkleids.

Zusätzlich werden euch für jedes verkaufte Kleid an eine Schülerin eures Jahrgangs 10 Euro für weitere Abiball-Extras gutgeschrieben.

Übrigens: Auch die anderen Mädchen eures Jahrgangs bekommen 15 Prozent Rabatt auf den Kauf ihres Traumkleides. Schaut einfach in unserem Store in Hamburg-Eppendorf vorbei! Nehmt bei eurem Besuch bei uns kostenlos Flyer zum Verteilen an eure Mitschüler mit!

3.2 Young Gentleman by Herrensache

Auch die Männer sollen auf dem Abiball gut eingekleidet sein. Der passende Anzug ist die halbe Miete an einem so wichtigen Abend. Und erschwinglich soll er sein.

Willkommen bei Young Gentleman by Herrensache! Als Partner von Abiconnection könnt ihr euch hier euren Individuellen Anzug Schneidern lassen und auf dem Ball wie ein Gentleman glänzen.

3.3 Abiflyer.com

Abiflyer.com ist eure Druckplattform für Abiflyer. Als exklusiver Partner von Abiconnection könnt ihr hier bis zu 5000 Flyer kostenlos drucken lassen und damit günstig und ohne viel Arbeit Werbung für Euren Abiball machen.

Dazu enthält jeder bei Abiflyer.com gedruckte Flyer einen Gutschein, für den DeinBallkleid-Store in Hamburg. Ihr also nicht nur euren Geldbeutel, sondern den eurer Gäste.

Für nähere Informationen und dem Link zur Seite klickt einfach hier.

Alle Absprachen mit der Location regelt das Team von Abiconnection.

Den genauen Ablauf findet ihr in Phase 1. Bitte beachtet, dass für Abbuchungen Stornokosten anfallen können. Die genaue Höhe findet im Formular „Antrag auf Ab- und Zubuchungen“ sowie in unseren AGB unter dem Punkt 4.3.

Wir haben für euch ein Musterschreiben entworfen, welches ihr mit euren Angaben ergänzen und dann an potenzielle Sponsoren versenden könnt. Ihr könnt dieses an viele verschiedene Firmen versenden und möglicherweise findet sich so ein Partner für die Finanzierung von Zusatzleistungen für euren Abiball. Das Dokument könnt ihr hier downloaden.

Die zweite Anzahlung wird fällig. Solltet ihr euren Vertrag weniger als neun Monate vor der Veranstaltung geschlossen haben, so ändern sich die Zahlungsfristen. Details findet ihr in eurem Vertrag unter § 4. Die genauen Fristen findet ihr in der Bestätigungsmail.

Übrigens: Zu- und Abbuchungen sind erst drei Monate vor der Veranstaltung möglich.

Damit eure Freunde und die befreundeten Schulen über euren Abiball Bescheid wissen, empfehlen wir euch, rechtzeitig eine Facebook-Veranstaltung anzulegen. Am besten gute sechs Monate vor dem Veranstaltungstag. Um euch die Sache etwas leichter zu machen, findet ihr hier einige Beispieltexte:

Veranstaltungstext 1 herunterladen!

Veranstaltungstext 2 herunterladen!

Natürlich könnt ihr auch einen eigenen Text entwerfen. Einige Bestandteile sollten aber unbedingt enthalten sein. Dazu gehören:

• die Location mit der Adresse
• die Uhrzeit für den Späteinlass
• der Eintrittspreis und eine Beschreibung des Dresscodes

Ganz wichtig: Einen Verweis auf unser U-18-Formular sowie die Einlasskriterien U-18!

Formular für den Einlass U-18 ausfüllen/drucken!

Liegen die unterschriebenen U-18-Formulare am Abend der Veranstaltung nicht vor, können die betroffenen Teilnehmer nicht eingelassen werden.

Den genauen Ablauf findet ihr in Phase 1. Bitte beachtet, dass für Abbuchungen Stornokosten anfallen können. Die genaue Höhe findet im Formular „Antrag auf Ab- und Zubuchungen“ sowie in unseren AGB unter dem Punkt 4.3.

Schlagwörter: Catering, Essen, Ablaufplan, Allergien, Unverträglichkeiten, Vegetarier, Vegan,

Den Buffetplan erhaltet Ihr in der Regel drei Monate vor der Veranstaltung. Wichtig ist, dass Ihr uns über Besonderheiten wie Vegetarier oder Nahrungsmittelunverträglichkeiten informiert. Wie Ihr das am besten tut, erfahrt ihr im Sektor “Tischplan und Gästeliste”.

Ebenfalls ca. drei Monate vorher stellen wir Euch eine Vorlage für einen Ablaufplan zur Verfügung. Dieser enthält feste Programmpunkte, wie zum Beispiel den Veranstaltungs- und Buffetbeginn. Dort findet Ihr auch eigene Zeitfenster, die Ihr mit Eurem Rahmenprogramm, wie zum Beispiel Reden oder einer Diashow füllen könnt. Den vollständigen Ablaufplan benötigen wir zwei Wochen vor Eurem Abiball zurück. Bei Fragen könnt Ihr gern auf uns zukommen.

Den genauen Ablauf findet ihr in Phase 1. Bitte beachtet, dass für Abbuchungen Stornokosten anfallen können. Die genaue Höhe findet im Formular „Antrag auf Ab- und Zubuchungen“ sowie in unseren AGB unter dem Punkt 4.3.

Zwei Monate vor dem Abiball geben wir euch einen Ordner in unserer Cloud frei (Google Drive). Hier werden alle Dokumente abgelegt, die wir euch im Laufe der Zeit zur Verfügung stellen. In diesem Ordner pflegen wir nach und nach alle Dateien ein, die für die Planung relevant sind.

Wichtig ist, dass ihr die vorgegebenen Dateiformate nicht verändert und immer innerhalb des vom Ordner zur Verfügung gestellten Programms bearbeitet. Dadurch können wir technischen Schwierigkeiten vorbeugen und zu jedem Zeitpunkt sicherstellen, dass alle auf die gespeicherten Unterlagen zugreifen können.

Da auch unsere Dienstleister (Caterer etc.) rechtzeitig bestimmte Informationen von uns benötigen, ist es wichtig, dass ihr die vorgegebenen Fristen einhaltet. Wir sind auf eure tatkräftige Mitarbeit angewiesen und stehen euch bei Fragen jederzeit zur Verfügung!

Hier noch einmal die wichtigsten Fristen:

Schlagwörter: DJ, Diskjockey, Party, Musik, Musikwünsche, Reden, Playlist, Mikrofon, Bühne

Für die passende musikalische Untermalung des Balles stellen wir euch einen professionellen DJ zur Verfügung. Alle DJs, die für uns vor Ort im Einsatz sind, haben langjährige Erfahrung und legen neben Abibällen von Abiconnection auch auf Hochzeiten, Firmenveranstaltungen und anderen Abendveranstaltungen auf. Ihr werdet also bestens durch den Abend begleitet.

Euer DJ ist an dem Abend aber nicht nur für die Musik zuständig. Auch bei technischen Fragen ist er euer Ansprechpartner. Möchtet ihr zum Beispiel eine PowerPoint-Präsentation oder Diashow während des Essens laufen lassen? Dann sprecht das gern vorher mit dem DJ ab. Er kann euch über die technischen Anforderungen in eurer Location aufklären.

Damit euch der Abiball in bester Erinnerung bleibt, wird auch ein Fotograf vor Ort sein. So werdet ihr garantiert immer in das richtige Licht gestellt. Eure Bilder stehen einige Tage nach dem Abiball zum Download über das Portal www.fotograf.de zur Verfügung. Wie viel die einzelnen Fotos kosten und wie lange der Fotograf vor Ort ist, hängt von dem Paket ab, dass Ihr bei Abiconnection gebucht habt.

Option 1: Kostenloser Familienfotograf

Der Kostenlose Familienfotograf ist im Grundpaket enthalten und muss nicht extra hinzugebucht werden. Hier habt ihr bis fünf Stunden nach Veranstaltungsbeginn die Möglichkeit, euch mit euren Freunden und Verwandten vor einer Leinwand ablichten zu lassen. Mit tollen Accessoires und viel Witz entstehen dabei die verrücktesten und schönsten Bilder.

Die Fotos könnt ihr später auf Fotograf.de kaufen und herunterladen. Ihr habt auch die Möglichkeit, euch Poster oder Collagen erstellen zu lassen.

Option 2: Pauschaler Fotograf

Beim Pauschalen Fotografen habt Ihr – genau wie beim kostenlosen Familienfotografen – die Möglichkeit bis fünf Stunden nach Beginn des Balles Fotos machen zu lassen. Anders als beim Familienfotografen ist der Download der Fotos danach aber kostenlos möglich.

Den pauschalen Fotografen könnt ihr kostenpflichtig bei uns hinzubuchen, sofern ihr das nicht bereits getan habt. Eine Buchung ist auch nach Vertragsabschluss noch möglich (siehe Zusatzleistungen hinzubuchen). Schreibt uns dafür einfach eine E-Mail. Nach Überweisung der zusätzlichen Kosten können wir den Fotografen für euch buchen.

Option 3: Partyfotograf

Wenn ihr zusätzlich zu den Bildern des offiziellen Teils auch noch Bilder von eurer Party haben möchtet, dann ist unser Partyfotograf genau das Richtige für euch. Er beginnt ab 21:00 Uhr Fotos zu machen und steht euch dann bis zu fünf Stunden zu eurer freien Verfügung. Er ist damit zusätzlich zum Familienfotografen die perfekte Abrundung für euer Fotobuch, in dem dann garantiert kein besonderer Moment verloren geht. Auch den Partyfotografen könnt ihr über Abiconnection hinzubuchen.

Wenn ihr eine Fotobox aufstellen möchtet, so müsst ihr diese Dienstleistung selber organisieren. Bitte beachtet, dass die Fotobox erst dann zum Einsatz kommen kann, wenn der kostenfreie Familienfotograf seine Arbeit beendet hat.

Für die Sicherheit am Abend ist jeweils ein Mitarbeiter der Location und ein Mitarbeiter von Abiconnection zuständig. Zusätzlich ist Sicherheitspersonal vor Ort. In der Regel in einem Verhältnis von einer Sicherheitskraft auf 100 Gäste.

Natürlich ist es auch möglich, dass ihr zusätzlich zu dem Angebot, das wir für euch erstellen, noch eigene Dienstleister engagiert (zum Beispiel Bands oder eigene Dekoration). Sprecht uns bitte unbedingt an, bevor ihr eigene Dienstleister bucht. Sollten einige dieser Dienstleister besondere Aufmerksamkeit von uns bedürfen – zum Beispiel ein besonderer Lieferzeitpunkt o.ä. – dann sprecht euch bitte ebenfalls rechtzeitig mit uns ab, damit alles glatt läuft.

Ganz wichtig: DJ, kostenfreier Familienfotograf, Security, Servicepersonal, GEMA und Catering werden von Abiconnection gestellt werden und können nicht durch eigene Buchungen ersetzt werden.

Den genauen Ablauf findet ihr in Phase 1. Bitte beachtet, dass für Abbuchungen Stornokosten anfallen können. Die genaue Höhe findet im Formular „Antrag auf Ab- und Zubuchungen“ sowie in unseren AGB unter dem Punkt 4.3.

Die dritte Anzahlung wird fällig. Solltet ihr euren Vertrag weniger als neun Monate vor der Veranstaltung geschlossen haben, so ändern sich die Zahlungsfristen. Details findet ihr in eurem Vertrag unter § 4. Die genauen Fristen findet ihr in der Bestätigungsmail.

Einen Monat vor dem Abiball benötigen wir von euch die genaue Teilnehmeranzahl. Außerdem wird die damit verbundene Schlusszahlung fällig (siehe Punkt 1). Spätzünder könnt ihr nach Rücksprache mit uns bis zu zwei Wochen vor der Veranstaltung nachmelden. Das Geld für die Nachbucherkarten müsst ihr dann spätestens am Tag des Abiballs an Abiconnection übergeben.

Einen Monat vor dem Abiball erhaltet ihr eine Vorlage für eure Gästeliste und einen Tischplan. Auf der Gästeliste für die Ballgäste stehen immer mindestens alle Nachnamen der teilnehmenden Abiturienten in alphabetischer Reihenfolge mit der jeweiligen Gästezahl und Tischnummer. Sollte eine Person keiner Abiturientin/keinem Abiturienten zugeordnet werden können (zum Beispiel Lehrer), dürft ihr natürlich noch weitere Namen hinzufügen (bei Lehrerinnen/-n bitte nur den Nachnamen aufschreiben, auf die Anrede “Frau/Herr” kann aus Gründen der Übersichtlichkeit verzichtet werden).

Bitte beachtet beim Erstellen des Sitzplans, dass möglicherweise bestimmte Bereiche vor dem Tanzen abgebaut werden müssen. Demnach empfehlen wir hier verständnisvolle Gäste Platz nehmen zu lassen, und diese über die vorherrschende Situation vorab zu informieren. Das erspart Ärger und Streitpunkte auf der Veranstaltung.

Bitte achtet darauf, dass jeder Name auf der Liste als eine Karte zählt.

Anschließend könnt ihr Vegetarier oder Unverträglichkeiten sowie Teilnehmer unter 18 Jahre kenntlich machen. Im Folgenden ein Beispiel. Eine genaue Beschreibung der Abläufe findet Ihr auch in eurem Dokument. Auf die Liste habt ihr bis 14 Tage vor dem Abi-Ball Zugriff. Danach wird die Liste gesperrt, Änderungen sind dann nur noch über uns möglich.

Das bedeutet im Umkehrschluss: Gästeliste und Sitzplan müssen von euch spätestens 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn fertiggestellt sein!

Beispiel:

In diesem Fall kommt der Schüler Mustermann mit zwei zusätzlichen Gästen. Daher steht in der Spalte „Personen gesamt“ „3“. Von den drei Gästen ist eine Person unter 18 Jahre und zwei Personen sind Vegetarier. Veganer gibt es nicht, daher wurde die Zahl “0” eingetragen. Besonders wichtig: Der Abiturient Mustermann hat einen Gast, der im Rollstuhl sitzt. Das ist vor allem in mehrstöckigen Locations wichtig.

Übrigens: Die Tische sind standardmäßig mit Tischdecken und Servietten eingedeckt. Alles andere variiert je nach Location und gebuchten Zusatzleistungen.

Den genauen Ablauf findet ihr in Phase 1. Bitte beachtet, dass für Abbuchungen Stornokosten anfallen können. Die genaue Höhe findet im Formular „Antrag auf Ab- und Zubuchungen“ sowie in unseren AGB unter dem Punkt 4.3.

Am Veranstaltungstag ist eure Mitarbeit genauso wichtig wie in der Planungsphase.

Wir versuchen euch auf eurem Abiball weitestgehend den Rücken frei zu halten. Dennoch kann es zu Situationen kommen, in denen wir eure Unterstützung benötigen. Zum Beispiel, wenn ein Gast an der Veranstaltung teilnehmen möchte, aber nicht auf der Gästeliste steht. Bitte seid in diesem Fall nicht überrascht und helft uns an den entsprechenden Stellen. Hand in Hand arbeitet es sich immer noch am besten!

Für spontan hinzugebuchte Karten ist eine Abrechnung dieser Karten am Abend der Veranstaltung fällig. Bitte bringt daher den passenden Betrag für die nachgebuchten Karten in einem beschrifteten Umschlag mit, damit die nachgebuchten Gäste an eurem Abiball teilnehmen können.

Das Committee kann nach Rücksprache mit uns ab circa 15:00 Uhr die Location für evtl. eigene Vorarbeiten (z.B. eigene Deko) nutzen. Falls ihr keine eigene Deko o.ä. aufbauen möchtet, solltet ihr 90 Minuten vor Veranstaltungsbeginn fertiggestylt vor Ort sein.

Das Komitee sollte 30 Minuten vor Veranstaltungsbeginn vor Ort sein, um bei der Begrüßung der Gäste und Platzzuweisung zu unterstützen. Die persönliche Platzzuweisung ist ein möglicher Schritt, um leicht gute Stimmung unter den Gästen zu verbreiten. Sie fühlen sich dadurch wertgeschätzt und willkommen. Ihr müsst die Platzzuweisung nicht alleine mit dem Komitee stemmen. Je nach Größe eures Jahrgangs könnt Ihr auch vier bis fünf Personen aus eurem Jahrgang am Tischplan positionieren und die Gäste an ihre Tische geleiten lassen.

Ebenfalls nützlich ist ein gemeinsamer Rundgang vor dem Veranstaltungsbeginn. Auf diese Weise könnt ihr nochmal kontrollieren, ob alles für euch stimmig ist und gegebenenfalls auf uns zukommen, sollte noch etwas fehlen. Wir geben unser Bestes, eure Wünsche in die Tat umzusetzen. Das bezieht sich natürlich nur auf umsetzbare Kleinigkeiten, wir können nicht 30 Minuten vor Beginn die gesamte Location umbauen ?

Wenn Ihr vorab einen gemeinsamen Rundgang mit uns durchführen möchtet, dann seid bitte 60 Minuten vor Einlassbeginn in der Location und sagt uns kurz Bescheid.

Eine tolle Möglichkeit eure Gäste auf den Abiball willkommen zu heißen und den Ablauf des Abends vorzustellen, ist eine Begrüßungsrede. Diese muss nicht lang sein; fünf bis zehn Minuten sind der Erfahrung nach ausreichend. Als einen guten Abschluss der Rede hat sich bisher immer die Eröffnung des Buffets bewährt. Das Buffet sollte dazu laut Ablaufplan natürlich bereits fertig eingedeckt sein!

Die Tischpläne variieren je nach Location. Daher können wir euch erst nach Auswahl der Location genau sagen, wie viele Personen an einem Tisch Platz finden. Bei der Anmeldung und Begrüßung vor Ort wird jedem Gast mitgeteilt, an welchem Tisch sie sitzen. Außerdem werden die Tischpläne inkl. Sitzordnung an mehreren Stellen in der Location ausgehängt. Wenn ihr möchtet, könnt ihr zusätzlich vier bis fünf Schüler am Eingang positionieren, die die Gäste zu den Tischen geleiten.

Die Tische sind jeweils mit einer Tischnummer ausgestattet, Namensschilder werden nicht ausgestellt. Ihr habt aber die Möglichkeit, selbst Namensschilder anzufertigen, wenn euch das wichtig erscheint.

Habt Ihr eigene Dekoration mitgebracht, die nicht über Abiconnection gebucht wurde? Dann denkt bitte daran, dass ihr diese nach der Veranstaltung wieder mitnehmt. Die Folgeschule möchte die Location natürlich wieder genauso sauber übernehmen, wie Ihr sie vorgefunden habt. Um alles andere kümmern wir uns.

Erfahrungsgemäß bleibt auf einem Abiball eurer Größe immer etwas am Veranstaltungsort zurück, dass im Nachhinein in den meisten Fällen gesucht wird. Solche Dinge bekommt ihr einige Tage nach der Veranstaltung von uns zugeschickt. Solltet ihr hierfür keine Ansprechperson angegeben haben, senden wir die Fundsachen an einen der Vertragspartner. Gäste, die etwas vermissen, können sich dann einfach bei Euch melden und die Fundsachen abholen.

Auf ein Wort! Hat euch die Planung mit Abiconnection gefallen? Gibt es Dinge, die ihr gerne anders gemacht hättet? Dann gebt uns nach dem Abiball bitte ein Feedback. Eure Rückmeldung ist uns wichtig, denn nur so können wir unsere Konzepte weiterentwickeln und die Abiballplanung noch angenehmer gestalten.

1. Kümmert sich Abiconnection um Dekoration vor Ort?
Ja. Wir stellen unter anderem Pflanzen, edle Kordeln und die in den Grundleistungen enthaltene Lichttechnik. Weitere Extras wie Tischdekoration o.ä. könnt ihr gerne bei uns buchen oder auf Anfrage auch selbst organisieren.

2. Können wir uns einen eurer DJs aussuchen?
Leider nein. Dennoch habt ihr ein großes Mitspracherecht. Etwa ein Monat vor dem Abiball habt Ihr die Möglichkeit, alle DJs auf unserem BBQ kennenzulernen. Euren DJ werdet ihr dann im persönlichen Gespräch kennenlernen. Er wird euch Tipps zur musikalischen Untermalung des Abends geben und vor allem auf eure Wünsche und Vorstellungen eingehen.

3. Besteht die Möglichkeit, eine Art Shuttle-Service zu buchen?
Auf Anfrage informieren wir uns gerne über günstige Shuttle-Angebote für euren Abiball.

4. Gibt es ein Feuerwerk?
Ein Feuerwerk könnt ihr als Zusatzleistung buchen.

1. Wir haben ein Schreiben von der GEMA erhalten, was hat es damit auf sich?
Die GEMA schreibt pauschal viele Schulen mit ihrem Standard-Formular an, da müsst ihr euch in Bezug auf euren Abiball keine Sorgen machen. Abiconnection kümmert sich um die GEMA.

2. Wer kümmert sich um die Veranstaltungshaftpflichtversicherung?
Sofern Ihr die Veranstaltungshaftpflicht bei uns gebucht habt, kümmern wir uns um den Abschluss. Bedenkt bitte, dass der Ball ohne eine Haftpflicht nicht stattfinden kann.

3. Was deckt die Veranstaltungshaftpflicht alles ab?
Die Versicherung deckt Personen-, Sach- und Vermögensschäden bis 3.000.000 Euro.

4. Können wir einen eigenen Fotografen mitbringen?
Wenn ihr zusätzlich zu dem kostenfreien Familienfotografen einen weiteren Fotografen für die Party o.ä. organisieren möchtet, so ist dies möglich. Ihr könnt einen Partyfotografen über uns buchen oder in Eigenregie. Bitte beachtet, dass der zusätzliche Fotograf erst dann zum Einsatz kommen kann, wenn der kostenfreie Familienfotograf seine Arbeit beendet hat. Weiter Informationen findet ihr im Guide.

5. Kann unser eigener DJ am Veranstaltungsabend auflegen?
Ein DJ ist in eurem Vertrag inklusive und diese Leistung kann auch nicht gestrichen werden. Wenn ihr einen eigenen DJ haben möchtet, dann besteht die Möglichkeit, dass ein zweiter DJ für einen Zeitraum von ein bis zwei Stunden mit unserem DJ zusammen auflegt. Ggf. kann auch ein zweiter Dancefloor für euren DJ geöffnet werden. Dafür fallen dann aber zusätzliche Kosten für die Technik etc. an.

6. Wir möchten noch einen Fremdanbieter für unseren Abiball organisieren. Ist das überhaupt möglich?
Grundsätzlich ist das möglich. Einige Dienstleistungen wie z.B. das Catering, die Getränke oder der kostenfreie Familienfotograf laufen exklusiv über Abiconnection. Sprecht uns am besten mit euren Wünschen an. Wir schauen dann, was geht.

7. Wann nimmt unser DJ Kontakt mit uns auf?
Circa ein bis zwei Monate vor der Veranstaltung.

1. Können wir uns selbst Sponsoren suchen?
Gerne könnt Ihr selber auf Sponsorensuche gehen. Bedenkt bitte immer, dass vor dem Unterschreiben kurz mit uns Rücksprache haltet. Zur Suche und Gewinnung von Sponsoren könnt ihr auch unser vorgefertigtes Sponsorenschreiben nutzen. Bitte checkt hierzu in Phase 2 den Punkt "2.6 Sponsoringschreiben".

2. Welche Kriterien sollten Sponsoren erfüllen?
Grundsätzlich sind hier keine Grenzen gesetzt. Wichtig ist, dass es seriöse Unternehmen mit einem guten Image sind, die mit einer extravaganten Veranstaltung wie eurem Abiball zusammenpassen. Zigarettenfirmen sind zum Beispiel ein No-go.

3. Können sich Sponsoren bei der Veranstaltung präsentieren?
Na klar doch! Ihr habt die Möglichkeit Logos auf die Fernseher eurer Location zu werfen, Banner oder Beachflags aufzustellen etc.

4. Gibt es einen Rabatt, wenn wir Kleider bei DeinBallkleid.de gekauft haben?
JA! Fünf Mitglieder aus eurem Komitee erhalten 25 Prozent auf ihr Traumkleid und euer Abiturjahrgang 15 Prozent. Weitersagen lohnt sich doppelt: Ihr erhaltet eine Gutschrift in Höhe von 10 Euro Gutschrift für weitere Abiball-Extras für jedes von eurem Jahrgang gekaufte Kleid. Flyer für diese Aktion bekommt ihr bei uns im Store in Hamburg-Eppendorf.

5. Welche Möglichkeiten des Sponsorings gibt es?
Es gibt Sponsoring-Möglichkeiten durch Partner von Abiconnection. Außerdem könnt ihr euch eigene Sponsoren suchen. Wir unterstützen euch gerne bei der Suche. Weiter Infos findet ihr hier.

6. Ist es möglich, ein Auto vor die Location zu stellen? Für die Sponsoren als Werbefläche?
Ja, das ist möglich.

7. Gibt es die Möglichkeit, Banner oder ähnliche Werbemittel in der Location anzubringen?
Ja, das ist grundsätzlich möglich. Am besten sind selbststehende Banner, Rollups, Beachlfags etc. Bitte sprecht euch mit uns ab.

8. Wie kann man eine Sponsoren-Anfrage verfassen?
Potenzielle Sponsoren möchten wissen, warum sie eure Veranstaltung unterstützen sollen. Daher ist es hilfreiche, möglichst detailliert zu beschreiben, was ihr wann und wo vor habt und welcher Nutzen sich für den potenziellen Sponsor ergibt. Ein Standardanschreiben könnt ihr hier herunterladen. Ihr könnt natürlich auch selbst eurer Kreativität freien lauf lassen und einen ansprechenden Text formulieren.

9. Mit welchen Argumenten lassen sich Unternehmen anwerben?
Zunächst ist die Zielgruppe relevant: Abiturienten (und deren Eltern), die in kürze ins Studium, in die Ausbildung oder in das Berufsleben starten. Eine attraktive Zielgruppe für Banken, Versicherungen, private Hochschulen oder Berufsfachschulen, Fahrschulen etc. Außerdem ist die Location ein hochwertiges Umfeld. Ihr solltet die Sponsoren außerdem über die Werbemöglichkeiten vor Ort informieren: Banner, Beachflags, Monitore etc.

10. Habt ihr gute Erfahrungen mit bestimmten Unternehmen gemacht?
Banken und Sparkassen sind regelmäßig im Boot, wenn es um Sponsoring geht. Außerdem lohnt es sich vor allem regionale Unternehmen anzusprechen.

1. Wann werden die Einladungskarten rausgeschickt?
Wenn ihr Einladungskarten als Zusatzleistung bei uns gebucht habt, könnt ihr diese in der Regel 6 bis 8 Wochen vor der Veranstaltung abholen. Auf Wunsch können diese auch per Post geschickt werden.

2. Wer erstellt und druckt die Einladungskarten?
Das machen wir gemeinsam, sofern ihr die Einladungskarten bei uns als Zusatzleistung gebucht habt. Zunächst sucht ihr euch einen Entwurf von unserer professionellen Grafikerin aus und könnt dann individuelle Gestaltungswünsche einbringen. Alles rundum den Druck wird von uns abgewickelt – ihr holt die Karten nur noch ab.

3. Gelten die Einladungskarten auch als Eintrittskarte?
Die Einladungskarten sind keine Eintrittskarten. Die Akkreditierung erfolgt immer ausschließlich über die Gästeliste.

4. Woher bekommt man einen „Muttizettel“ für Gäste unter 18?
Der Muttizettel heißt offiziell „Personenfürsorgeübertragungsformular“. Dieses findet ihr in unserem Downloadbereich.

5. Ich bin unter 18, darf ich dann trotzdem zur Party bleiben?
Teilnehmer unter 18 Jahre müssen die Veranstaltung um Mitternacht verlassen. Es besteht aber die Möglichkeit, ein Personenfürsorgeübertragungsformular auszufüllen und einen Begleiter zu benenne. Das Formular findet ihr hier.

6. Wir wollen eine Zusatzleistung hinzubuchen, wie gehen wir vor?
Hierfür gibt es ein spezielles Formular. Dieses findet ihr im Guide unter dem Punkt XY. Bitte beachtet das genaue Vorgehen, das dort beschrieben wird.

7. Was bedeutet Späteinlass?
Teilnehmer, die nicht zum Essen kommen möchten, sondern nur die Party besuchen wollen, können zum Späteinlass kommen. Die Tickets sind entsprechend günstiger (10 bis 15 Euro).

8. Gibt es für den Späteinlass eine Gästeliste?
Nein, das wird über die Abendkasse geregelt. D.h. die Tickets werden direkt am Veranstaltungsort gekauft.

9. Gibt es auch einen Kartenvorverkauf für den Späteinlass?
Nein. Der Späteinlass erfolgt ausschließlich über die Abendkasse.

1. Ist es möglich, kurzfristig Karten nachzubestellen?
Die finale Teilnehmerzahl erhalten wir von Euch 30 Tage vor eurem Ball. Falls Bedarf besteht, könnt Ihr bis zu 14 Tage vor der Veranstaltung noch Karten nachmelden. Zu einem späteren Zeitpunkt ist das leider nicht mehr möglich.

2. Sind die Karten übertragbar?
Die Karten bzw. Gästelistenplätze sind grundsätzlich übertragbar. Diese Übertragung muss aber rechtzeitig angemeldet werden und von euch in der Gästeliste von vermerkt werden. Am Abend selber ist keine Übertragung mehr möglich.

3. Gibt es Ermäßigungen für Kinder?
Kinder bis fünf Jahre können kostenfrei mitkommen. Sie müssen aber in der Gästeliste entsprechend vermerkt werden. Alle Gäste im Alter von sechs bis 15 Jahre zahlen 15 Euro weniger pro Karte.

4. Können wir Karten zum ermäßigten Preis verkaufen?
Beim Kartenpreis solltet ihr euch an den tatsächlichen Kosten orientieren. Wenn ihr z.B. einen Nachlass für Frühbucher anbietet, dann müsst ihr sicherstellen, dass ihr am Ende auf die zu Zahlende Summe kommt. Wir raten von vergünstigten Tickets ab. Unterschiedliche Kartenpreise führen oft zu schlechter Stimmung auf der Veranstaltung.

5. Bis wann müssen die Anzahlungen erfolgen?
Die genauen Konditionen findet ihr in eurem Eventdienstleistungsvertrag.

6. Bis wann muss der Gesamtbetrag bezahlt sein?
Der zu zahlende Betrag errechnet sich aus der Mindestvergütung + eurem Kartenpreis x Anzahl der Teilnehmer. Dieser Betrag muss spätestens 30 Tage vor Eurem Ball an Abiconnection überwiesen werden. Die Zahlungen für Nachmeldungen bis zu 14 Tage vor eurem Ball müsst ihr umgehend überweisen.

7. Wir haben zu wenige Karten verkauft, was passiert jetzt?
Solltet Ihr nicht genügend Karten verkauft haben und dadurch Probleme mit der Zahlung eurer Raten haben, kommt auf uns zu. Wir finden gemeinsam eine Lösung.

8. Können Karten auch zurückgegeben bzw. umgetauscht werden?
Die Karten können untereinander weitergegeben werden und Ihr könnt natürlich auch Karten zurücknehmen. Allerdings können wir im Nachhinein die Anzahl der Karten nicht senken, die ihr bestellt habt. Wir müssen ja die Dienstleister anhand der bestellten Plätze bezahlen. Am Veranstaltungstag selbst kann allerdings kein Kartentausch mehr stattfinden.

9. Welcher Verwendungszweck sollte in der Überweisung stehen?
Es müssen Eventdatum, Location und der Name eurer Schule genannt werden.

10. Wir haben das Geld überwiesen aber noch keine Bestätigung für den Geldeingang von euch bekommen.
Ihr erhaltet ca. 14 Tage nach der Überweisung eine Bestätigung unserer Buchhaltung.

11. Unsere Bank sagt, dass wir nicht mehr als 500 Euro pro Tag bzw. pro Auftrag überweisen können. Was sollen wir machen?
Es gibt drei Möglichkeiten: Ihr könnt den Gesamtbetrag splitten und an mehreren Tagen überweisen, ihr könnt das Tageslimit erhöhen lassen oder ihr lasst die Überweisung direkt in der Filiale vornehmen. Ein Bankmitarbeiter kann unter Umständen auch den gesamten Betrag auf einmal freigeben. Achtet bitte auf den korrekten Verwendungszweck, damit wir eure Zahlung zuordnen können.

12. Wann müssen wir die erste Rate zahlen? Wie lautet eure Bankverbindung?
Die Informationen findet ihr in eurem Vertrag. Falls ihr das Original gerade nicht zur Hand habt, so könnt ihr den Vertrag auch im Cloud-Ordner einsehen.

13. Die Überweisung habe ich eingeworfen, aber das Geld ist noch nicht abgebucht.
Wenn ihr die Überweisung direkt bei eurer Bank oder Sparkasse einwerft, dann dauert es etwas länger als beim Online-Banking. Sonn- und Feiertage können die Buchung auch um einige Tage verzögern. Es ist daher wichtig, die Überweisung einige Tage vor der Fälligkeit zu tätigen.

14. Wie geht es weiter, wenn wir den Kartenverkauf geregelt haben?
Schaut in unseren Abiballguide. Hier findet ihr alle Schritte nach zeitlichem Ablauf sortiert. Außerdem eine freie Textsuche für alle relevanten Informationen.

1. Was gibt es zu trinken?
Jede Location hat ihre eigene Getränkeauswahl. Eine Übersicht mit allen Getränken und exakten Preisen erhalten wir ein bis zwei Monate vor dem Abiball. Die Getränkepauschale enthält Bier, Wein, Sekt und Softdrinks (außer Energy Drinks). Alles Weitere kann dann an der Bar separat gekauft und bezahlt werden. D.h. Longdrinks, Kurze etc. könnt ihr schon im Zeitraum der Getränkepauschale haben, müsst diese aber separat an der Bar bezahlen.

2. In welchem Zeitraum greift die Getränkepauschale?
Die Getränkepauschale läuft drei Stunden ab Veranstaltungsbeginn.

3. Was kosten die Getränke außerhalb der Pauschale?
Die genauen Preise der Getränke sind für das nächste Jahr noch nicht festgelegt, werden sich von den diesjährigen jedoch nicht großartig unterscheiden.

4. Gibt es einen Sektempfang?
Einen Sektempfang gibt es, wenn ihr die Getränkepauschale oder die separate Zusatzleistung „Sektempfang“ gebucht habt. Pauschal ist er nicht beinhaltet.

5. Dürfen wir einen eigenen Getränkelieferanten bestellen?
Bei den Getränken können wir leider keine externen Lieferanten zulassen. Das liegt daran, dass der Getränkeverkauf für die Location die wichtigste Einnahmequelle darstellt. Ohne Ausschank würden wir keine Location bekommen.

1. Welches Essen wird es geben?
Der finale Buffetplan wird circa zwei bis vier Monate vor der Veranstaltung von uns festgelegt.

2. Wie sieht das Buffet aus?
Das Buffetflächen sind abhängig von der Location in der ihr feiert. In einigen Locations gibt es das herkömmliche Buffet zum Hingehen und in anderen ein Tischbuffet. In welcher Form das Buffet auf eurem Ball vorhanden sein wird, erfragt ihr am besten direkt bei uns.

3. Werden Allergien berücksichtigt?
Ja. Für Gäste, die Allergien und Unverträglichkeiten haben, wird es einen Cateringplan geben, in denen die Bestandteile des Essens einsehbar sind.

4. Gibt es etwas für Veganer?
Selbstverständlich! Bitte gebt die genaue Anzahl der Veganer unter euren Gästen bis spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung in eurem Tischplan an.

5. Gibt es eine Vorspeise und ein Dessert?
Auf jedem unserer Abibälle gibt es Vorspeise, Hauptgang und Dessert.

6. Wir haben vergessen, Allergien und Unverträglichkeiten dem Caterer zu melden, was können wir tun?
Wenn Ihr später als 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn weitere Informationen bezüglich Unverträglichkeiten und Allergien zukommen lasst, prüft der Caterer, ob die Anfrage kurzfristig umgesetzt werden kann. Da auch der Caterer mit einer gewissen Vorlaufzeit plant, kann es vorkommen, dass nicht jeder Wunsch berücksichtigt werden kann.

7. Können wir uns die Zusammenstellung des Buffets aussuchen?
Um das Catering möglichst günstig anbieten zu können, gibt es in den Locations jeweils nur eine Buffetvariante. Berücksichtigt werden können nur Besonderheiten wie Allergien oder Unverträglichkeiten. Aber macht euch keinen Kopf: Ein Buffet ist ja deshalb attraktiv, weil es eine große Auswahl unterschiedlicher Speisen gibt.

1. Bis wann ist es möglich, Extras bzw. Zusatzleistungen zu buchen?
Grundsätzlich bis zu einem Monat vor Veranstaltungsbeginn. Anfragen könnt ihr diesbezüglich aber immer an uns stellen – je nach Zeitpunkt und Möglichkeiten versuchen wir eure Wünsche umzusetzen. Genauere Informationen dazu findet Ihr unter dem Punkt XY in unserem Guide.

2. Wir möchten verschiedene Zusatzleistungen buchen. Was müssen wir tun?
Dafür gibt es ein spezielles Formular. Siehe Abiball-Guide unter dem Punkt XY.

3. Bis wann kann am Veranstaltungstag gefeiert werden?
Das Veranstaltungsende wird individuell festgelegt. Bis wann ihr feiern dürft ist in eurem Vertrag festgehalten.

4. Kann die Kartenanzahl noch kurzfristig verändert werden?
Die finale Teilnehmerzahl meldet ihr mit der Schlussrate 30 Tage vor dem Abiball. Nachmeldungen sind bis 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn möglich. Danach geht leider nichts mehr – ein wichtiger Hinweis für alle Schlafmützen in eurem Jahrgang ?

5. Wir wollen etwas im Vertrag ändern, wie geht das?
Zunächst erfordert jede Vertragsänderung der schriftlichen Zustimmung aller Vertragsparteien. Da jeder inhaltliche Vertragsbestandteil beidseitige Verpflichtungen darstellt, muss vor jeder Änderung deren Umsetzung geprüft werden. So muss beispielsweise bei Zubuchungen von uns zunächst die tatsächliche Verfügbarkeit der entsprechenden Leistung geprüft werden. Bei Abbuchungen müssen wir eventuelle Stornokosten prüfen. Nutzt bitte dieses Formular. Eine genaue Anleitung findet Ihr unter dem Punkt XY.

6. Wir möchten das Veranstaltungsende verschieben. Müssen dafür alle Vertragspartner einen neuen Vertrag unterschreiben bzw. einen Ergänzungsvertrag?
Ja, Vertragsänderungen müssen von allen Vertragspartnern schriftlich fixiert werden.

7. Wir haben euch den Vertrag per E-Mail zugeschickt. Wie ist der weitere Ablauf?
Wir benötigen den Vertrag auf jeden Fall von euch unterschrieben per Post. Danach erhaltet Ihr eine von uns unterschriebene Ausführung für eure Unterlagen. Wichtig ist für euch jetzt auf jeden Fall der Verkauf der Karten und die pünktliche Überweisung der ersten Rate. Wie es genau weitergeht, erfahrt ihr in unserem Guide.

8. Wir möchten uns gerne noch einmal mit euch treffen, um einige offene Fragen zu klären. Ist das möglich?
Selbstverständlich ist das möglich. Zur Vorbereitung brauchen wir alle offenen Fragen von euch per Mail oder WhatsApp.

1. Gibt es eine Fotowand inkl. Fotograf?
Eine Fotowand inkl. Fotograf ist eine Zusatzleistung, die ihr hinzubuchen könnt. Nutzt dazu einfach das „Zubuchungsformular“ im Download-Bereich. Schickt es uns unterschrieben zu. Sobald das Geld von Euch eingegangen ist, können wir die Leistung buchen.

2. Können die Schüler die Location selbst dekorieren?
Eigene Dekoration ist gerne gesehen. Insbesondere eigene Tischdekoration wurde in der Vergangenheit gerne umgesetzt. Wenn ihr Ideen oder Wünsche habt, sprecht uns einfach an und wir schauen, wie wir das möglich machen können. Die Möglichkeit zum Dekorieren habt ihr am Veranstaltungstag ab 15:00 nach vorheriger Absprache. Um alle gebuchten Leistungen kümmert sich selbstverständlich das Abiconnection-Team.

3. Wann öffnet die Location am Veranstaltungstag?
Die Location eröffnet für die Gäste immer ab Veranstaltungsbeginn. Ihr als Komitee habt die Möglichkeit, nach Absprache ab 15:00 in der Location Vorbereitungen zu treffen (wenn gewünscht).

4. Gibt es einen überdachten Raucherbereich?
Ja, in jeder Location gibt es einen solchen Bereich.

5. Verfügt die Location über einen WLAN-Zugang?
Auf den Abibällen gibt es keinen öffentlichen WLAN Zugang.

6. Sind auch zur späteren Stunde ausreichend Sitzplätze vorhanden?
Zum Zeitpunkt des Späteinlasses lösen wir die Sitzordnung auf. Wir wollen schließlich richtig feiern. So ergibt es sich immer, dass viele Plätze frei werden. Tobt euch aus, setzt euch an andere Tische, feiert zusammen. Alles, wie ihr möchtet. Je nach Personenzahl kann es vorkommen, dass die Tanzfläche bestuhlt ist und diese vor dem Späteinlass oder den Eröffnungstänzen freigeräumt wird, damit ihr genug Platz zum Tanzen habt. Bereitet in diesem Fall die Gäste, die an diesem Ort sitzen, darauf vor, dass ab Späteinlass Ihre Plätze aufgelöst werden. Das vermeidet schlechte Stimmung ?

7. Kann unsere Schulband an dem Abend die Bühne nutzen?
Grundsätzlich ja. Das hängt allerdings auch von der der Band ab. Die Bühnengröße variiert von Location zu Location. Sprecht uns diesbezüglich einfach an, wir geben euch gerne Auskunft.

8. Stehen vor Ort ausreichend Parkplätze zur Verfügung?
An jeder unserer Locations werden Parkplätze zur Verfügung stehen. Die Anzahl variiert von Location zu Location. Schreibt uns für genaue Informationen gerne eine Nachricht.

9. Können unsere Musikwünsche berücksichtigt werden?
Na klar! Bei eurem Abiball sollt ihr möglichst viel selbst entscheiden. Einen Monat vor der Veranstaltung habt ihr die Möglichkeit, euren DJ auf unserem BBQ kennenzulernen. Dort könnt ihr auch Musikwünsche äußern. Natürlich erhaltet ihr auch seine Kontaktdaten und könnt weitere Fragen am Telefon mit ihm besprechen.

10. Werden wir von euch vorgefertigte Einladungs- und Menükarten bekommen oder müssen wir selbst welche designen?
Ihr könnt Einladungs- und Menükarten als Zusatzleistung bei uns buchen. Wenn ihr das nicht möchtet, dann könnt ihr euch selber um die Karten kümmern. Alles, was ihr drucken möchtet, muss vor dem Druck von Abiconnection freigegeben werden.

11. Ab wie vielen Karten wird die Tanzfläche im Edelfettwerk bestuhlt?
Die Tanzfläche wird ab circa 410 bis 420 Teilnehmern bestuhlt.

12. Ab wie vielen Teilnehmern kann der zweite Raum im Edelfettwerk dazu gebucht werden?
Der Raum kann ab 480 Teilnehmern gebucht werden.

13. Ist es möglich, eine Fotobox eines externen Anbieters aufzustellen?
Ja, das ist möglich. Wir können euch ein Angebot über unseren Fotografen zukommen lassen. Alternativ könnt ihr auch selber einen externen Anbieter suchen.

14. Wer ist für die Sicherheit am Abend zuständig?
Es kümmert sich jeweils ein Verantwortlicher der Location und von Abiconnection um die Sicherheit. Außerdem wird Sicherheitspersonal vor Ort sein. In der Regel im Verhältnis 1:100.

15. Wie hoch ist die maximale Personenanzahl für die Location?
Die maximale Anzahl ist abhängig von der Location. Bitte sprecht uns rechtzeitig an, wenn ihr mehr Karten verkaufen möchtet als ursprünglich gebucht.

1. Wie können wir den offiziellen Teil unseres Abiballs bewerben?
Ihr habt verschiedene Möglichkeiten, Werbung für eure Party zu machen. Erstellt beispielsweise eine Facebook-Veranstaltung oder verfasst Rundmails. Über unseren Partner Abiflyer.com habt ihr zudem die Möglichkeit, kostenlos Flyer zu drucken, die ihr dann verteilen könnt. Für Vorlagen für Veranstaltungstexte und weitere Ideen lest euch gerne den Abschnitt „Kommunikation“ durch.

2. Gibt es einen genauen Ablaufplan für den Veranstaltungstag?
Selbstverständlich gibt es auch einen genauen Ablaufplan für den Abiball. Einen Monat vor eurem Ball erhaltet ihr von uns ein Dokument, in das ihr eure Programmpunkte eintragen könnt und in dem ihr alle feststehenden Zeitfenster seht.

3. Ist vor Ort ein Mikrofon vorhanden?
Ein Mikrofon ist in den Grundleistungen immer inklusive und vor Ort.

4. Verfügt die Location über einen Beamer inklusive Leinwand?
So gut wie jede Location verfügt über eine große Leinwand und einen Beamer, mit deren Hilfe ihr zum Beispiel Diashows und Filme zeigen könnt. Für genauere Informationen zu eurer Location schreibt uns gerne eine Nachricht.

5.Gibt es Monitore auf denen sich eine Diashow abspielen lässt?
In Manchen Locations befinden sich zusätzlich zu der gestellten Leinwand auch Monitore. Schreibt uns für genauere Informationen gerne an.

6. Wie ist vorzugehen, wenn Schüler persönlich etwas zur musikalischen Unterhaltung beitragen möchten?
Plant ihr einen Auftritt der Schulband oder eines einzelnen Schülers? Sprecht uns hierzu bitte frühzeitig an, damit wir die Umsetzungsmöglichkeiten prüfen können. Sollte hier technische Unterstützung benötigt werden, versuchen wir Euch bestmöglich zu unterstützen.

7. Wann kommt der DJ?
Euer DJ wird eine halbe Stunde vor Beginn des Einlasses in der Location sein und sich um die musikalische Unterlegung eurer Feier kümmern.

8. Wann müssen die Abiturienten vor Ort sein?
Die Abiturienten sind am besten zum Veranstaltungsbeginn vor Ort. Für euch als Komitee ist die Location ab 15:00 Uhr geöffnet. So habt ihr genügend Zeit zu dekorieren und weitere Vorbereitungen zu treffen (sofern das von euch zusätzliche Deko o.ä. geplant ist). Wenn Ihr mit uns noch eine Abschlussbegehung machen wollt, dann seid 90 Minuten vorher vor Ort.

9. Gibt es einen PC mit USB-Anschluss für Musik oder Bilder?
Es gibt in jeder Location die Möglichkeit, eure Jahrgangsbilder und Sponsorenlogos über die Präsentationsflächen laufen zu lassen. Habt ihr separate Vorträge mit PowerPoint o.ä. geplant? Bringt einfach einen HDMI-fähigen Laptop mit. Achtet darauf, dass die abzuspielenden Dateien in gängigen Formaten vorliegen. Nur so können wir euch den reibungslosen Ablauf der Diashow gewährleisten.

1. Wie viele Personen können gemeinsam an einem Tisch sitzen? Gibt es unterschiedliche Tischgrößen?
Die Tischpläne variieren je nach Location und sind für die Abiball-Saison 2019 noch nicht final festgelegt.

2. Wer kümmert sich um die Sitzordnung?
Die Sitzordnung erstellt ihr selbst. Circa vier Wochen vor eurem Abiball schicken wir euch den Tischplan und eine zugehörige Tabelle, in die ihr die einzelnen Familiennamen den jeweiligen Tischen zuordnen könnt. Dafür habt ihr 14 Tage Zeit.

3. Wie genau sieht die Gästeliste aus?
Auf der Gästeliste für die Ballgäste stehen mindestens alle Namen der teilnehmenden Abiturienten in alphabetischer Reihenfolge mit der jeweiligen Gästezahl und Tischnummer. Sollte eine Person keiner Abiturientin/keinem Abiturienten zugeordnet werden können – eure Lehrer beispielsweise – können natürlich noch weitere Namen hinzugefügt werden. Ein Beispiel findet ihr hier.

4. Bis wann muss die Gästeliste feststehen?
Die Gästeliste brauchen wir ebenfalls 14 Tage vor der Veranstaltung von euch.

5. Woher wissen die Gäste wo sie genau sitzen?
Bei der Anmeldung und Begrüßung wird jeder Familie bzw. jedem Gast mitgeteilt, an welchem Tisch sie sitzen. Zusätzlich hängen wir Tischpläne mit zugehöriger Sitzordnung mehrfach in der Location aus. Zusätzlich könnt ihr vier bis fünf Schüler eures Jahrgangs am Eingang positionieren und die Gäste von ihnen zum Tisch geleiten lassen. Auf diese Weise finden eure Gäste ihre Tische noch schneller und werden gut gelaunt den Abend mit euch verbringen.

6. Gibt es vor Ort Tischkarten bzw. Namensschilder?
Auf jedem Tisch steht die jeweilige Tischnummer. Ein eigenes Namensschild für jeden Gast gibt es nicht. Ihr habt aber die Möglichkeit, selber Namensschilder zu entwerfen und sie vor Beginn des Balles zu positionieren.

7. Was befindet sich zu Beginn auf den Tischen?
Das variiert je nach Location und gebuchten Zusatzleistungen. Grundsätzlich sind immer Tischdecken und Servietten eingedeckt.

8. Wann bekommen wir den Tischplan für die Veranstaltung?
Den Tischplan erhaltet ihr zwei bis drei Monate vor der Veranstaltung. Der genaue Zeitpunkt ist sowohl von der Location als auch der Vollständigkeit eurer Gästeliste abhängig. In einigen Fällen wird der Tischplan auch vom Caterer geliefert. Auch diese spielst also eine Rolle.

9. Bekommt bei der Begrüßung jeder Gast ein Armband?
Damit unsere freundlichen Securities und das Bar-Personal erkennen können, dass es sich um einen eurer Ballgäste handelt, bekommt jeder am Einlass ein Akkreditierungsbändchen. Für die jüngeren Gäste unterscheidet sich dieses farblich, damit bei Getränkeausschank und Späteinlass differenziert werden kann.

10. Wie funktioniert der Einlass am Abend?
Wir haben das Personal, ihr stellt uns die Listen der Familien nach Nachnamen sortiert zur Verfügung. Die Vorlage dafür findet ihr im Downloadbereich. Da der Abiball eine sehr persönliche und familiäre Veranstaltung ist, empfehlen wir die Anwesenheit des Komitees wären der Einlassphase (30-60 Minuten), um die Gäste persönlich zu begrüßen. Je nach Größe des Balls könnt ihr gerne mit 4-6 Personen anwesend sein. Von Vorteil wäre es, wenn die Person, die den Tischplan erstellt hat anwesend ist. Nähere Informationen erhaltet ihr im Guide unter …

11. Wer begrüßt die Gäste und kontrolliert die Gästeliste beim Empfang?
Das machen wir gemeinsam. Der Bankettleiter gleicht die Gästeliste ab und nennt den Familien ihre jeweilige Tischnummer, während ein Komiteemitglied Unterstützung leistet (z.B. „Da kommt auch schon Familie Müller ...“). Wir stellen gerne ein bis zwei erfahrene Personen, die mit euch zusammen den Einlass machen werden. Mit unserem Einlasspersonal helfen dann im Optimalfall noch 4 bis 6 von euch, dem ersten Gästeanschwung die Akkreditierungsbändchen umzulegen. Im Team geht das Ganze sehr schnell und die Gäste freuen sich von „bekannten Gesichtern“ begrüßt zu werden.

12. Wie wird sichergestellt, dass sich nur Personen auf der Party aufhalten, die auch ein Ticket gekauft haben?
Jeder Teilnehmer wird vor Ort mit der Gästeliste abgeglichen und erhält ein Armband. So können die Security und alle Mitarbeiter vor Ort die Gäste identifizieren.

13. Müssen sich die Gäste beim Einlass ausweisen?
Bisher hat der Einlass ohne Probleme geklappt. Im Zweifel sollte sich aber jeder Teilnehmer ausweisen, da wir stichprobenartig Kontrollen durchführen.

14. Wie viele Personen passen an einen Tisch?
Die Tischgröße variiert je nach Location. Die Tische setzen sich aber jeweils aus ein oder mehreren Elementen à sechs Personen zusammen.

Hier findet ihr alle Dateien, die ihr (in verschiedenen Phasen) eurer Abiballplanung benötigt:

1. Excel-Liste: Kartenverkauf und Finanzüberblick
2. Schreiben an Eltern Version 1
3. Schreiben an Eltern Version 2
4. Facebook-Veranstaltung Version 1
5. Facebook-Veranstaltung Version 2
6. Fürsorgeübertragung für unter 18 Jährige
7. Antrag auf Umbuchung von Zusatzleistungen