Abiball planen von A bis Z

Ihr habt mit dem Team von Abiconnection Kontakt aufgenommen, euch für eine Location entschieden und den Vertrag unterschrieben. Wie geht es nun weiter und was gibt es noch zu tun? Bevor wir an die eigentliche Planung gehen, müssen noch die folgende Grundlagen geklärt werden.

  • Stellt ein Abiballkommitee auf und am besten weitere Kommitees für Abiparties, Abireise und Finanzen!
  • Richtet ein Bankkonto für den Abiball ein! Hier wird das Geld für die Veranstaltung gesammelt.

Als Kunde von Abiconnection helfen wir euch gern bei der Finanzierung eures Abiballs und der Suche nach Sponsoren. Fragt außerdem nach Vergünstigungen für Abikleider und Abireisen. Wir unterstützen, wo immer wir können!

Nun beginnt die eigentliche Planung


1. Kommunikation mit Mitschülern und Eltern

  • Nach Vertragsabschluss sollte schnellst möglich die Kommunikation mit Eltern und Mitschülern beginnen, damit die Anzahlung fristgerecht eingehen kann. Bitte denk daran: auch wir benötigen die Anzahlung pünktlich, da viele Dienstleister Vorkasse von uns verlangen.
  • Wir stellen euch Standardschreiben für die Kommunikation mit Eltern und Mitschülern zur Verfügung und außerdem eine Tabelle zur Verwaltung der Zahlungseingänge. Standardschreiben an die Eltern
  • Überlegt euch, in welcher Form ihr die Anschreiben versenden wollt (E-Mail, Verteilung in der Schule, postalisch). Wir empfehlen euch, einen Verteiler mit allen E-Mail-Adressen anzulegen.

Auch wenn der Abiball eventuell noch weit in der Zukunft liegt: legt bis dahin nicht die Füße hoch. Sprecht uns an, damit mit wir euch bei der Suche nach einem Sponsor helfen können. Auch kurzfristig können wir euch hier noch unterstützen!

Rechtzeitig vor der ersten Anzahlung erhaltet ihr eine Info. Die genauen Fristen könnt ihr eurem Vertrag entnehmen.


2. Eventplanung und -vorbereitung

  • Der Abiball ist eine sehr wichtige Veranstaltung. Wir empfehlen daher, rechtzeitig eine Facebook-Veranstaltung zu erstellen. Am besten rund sechs Monate vor Veranstaltungsbeginn. So erreicht ihr die meisten potenziellen Teilnehmer und es erleichtert die Absprache mit befreundeten Schulen. Gerne übernehmen wir das Erstellen des Facebook-Events für euch oder stellen euch Beispieltexte zur Verfügung. Beispieltext für Facebook-Veranstaltungen
  • Selbstverständlich könnt ihr auch euren eigenen Text formulieren, bestimmte Bestandteile muss der Text aber enthalten. Dazu gehören: Location, Adresse, Preis, Dresscode, Zeit und – ganz wichtig – Ein Verweis auf unser U-18-Formular sowie die Einlasskriterien U-18. Formular für den Einlass U-18 ausfüllen/drucken!

Liegen die unterschriebenen U-18-Formulare am Abend der Veranstaltung nicht vor, können betroffenen Teilnehmer eventuell nicht eingelassen werden!

  • 3 Monate vorher: Den Catering-Plan erhaltet ihr in der Regel drei Monate vor Veranstaltungsbeginn. Wichtig ist, dass ihr uns über Besonderheiten wie vegetarisches Essen oder Nahrungsmittelunverträglichkeiten informiert.
  • 1 Monat vorher: Einen Monat vor Veranstaltungsbeginn benötigen wir die genaue Teilnehmeranzahl. Spätzünder könnt ihr nach Rücksprache mit uns noch bis zu zwei Wochen vor der Veranstaltung nachmelden.
  • 1 Monat vorher: Ebenfalls einen Monat vorher erhaltet ihr einen finalen Ablaufplan mit Startzeit (wie im Vertrag), Sektempfang, Begrüßungsrede, Catering, und Beginn des Späteinlasses.
  • 2 Wochen vorher: Zwei Wochen vor Beginn die Gästeliste (Familienname, Anzahl der Teilnehmer, Tischnummer) und den Tischplan (Vorlage erhaltet ihr von uns). Als Gästeliste könnt ihr die Tabelle verwenden, die wir euch für die Zahlungseingänge zur Verfügung gestellt haben.
  • 2-4 Wochen vorher: Zwei bis vier Wochen vor der Veranstaltung bekommt ihr den Kontakt zum DJ und ggf. zu anderen ge- buchten Künstlern wie Livebands etc. Bitte besprecht eure Musikwünsche mit dem DJ.
  • Veranstaltungstag: Möchtet ihr am Veranstaltungstag selbst etwas aufbauen (z. B. Deko), dann informiert uns bitte rechtzeitig. In der Regel könnt ihr am Veranstaltungstag ab 15:00 Uhr damit starten.
  • Außerdem ist nun die zweite Anzahlung fällig. Die genauen Firsten stehen in eurem Vertrag.

3. Aufgaben am Veranstaltungstag

Abiconnection kümmert sich um den gesamten Abiball. Bei einigen Aufgaben ist es aber wichtig, dass wir euch mit einbinden.

  • Einlass: Das Komitee sollte 30 Minuten vor Veranstaltungsbeginn vor Ort sein und bei der Begrüßung der Gäste und bei der Platzzuweisung unterstützen.
  • Rundgang mit dem Veranstalter und gemeinsamer Check, dass alles in Ordnung ist.
  • Begrüßungsrede durch einen Schüler.
  • Abbau selbst mitgebrachter Deko o.ä. Alles andere übernimmt Abiconnection.
  • Schlussrechnung für Karten, die im Nachhinein gekauft wurden.

4. Feedback

Hat euch die Zusammenarbeit mit uns gefallen? Wir freuen uns über eure Rückmeldung! So haben auch andere Schüler die Möglichkeit zu erfahren, dass mit uns alles rund läuft!


5. Sonstiges

Gibt es Risiken für uns Schüler?

  • Es kann vorkommen, dass ihr die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht und der Preis pro Kopf dadurch steigt.
  • Außerdem kann es vorkommen, dass Einrichtungsgegenstände am Abend der Veranstaltung beschädigt oder zerstört werden. Für diesen Fall haben wir eine Veranstaltungshaftpflicht, die aller Regel für die Schäden aufkommt. Also kein Grund zur Beunruhigung!
  • Sprecht und in beiden Fälle bitte rechtzeitig an. Gemeinsam kriegen wir das geregelt!

Noch etwas?

  • Ja! Wenn ihr weitere Extras hinzubuchen möchtet, so ist das in der Regel jederzeit möglich. Habt aber bitte Verständnis dafür, dass beispielsweise eine Liveband nicht am Wochenende wartend auf der Couch sitzt und auf einen spontanen Einsatz wartet

Und nun wünschen wir euch viel Spaß bei der Planung und natürlich auf der Party selbst!