12 Schritte zur perfekten Abiballplanung

Willkommen in Eurem LogIn Bereich von Abiconnection!

Einen Abiball zu planen ist aufwändig und es gibt viel zu beachten. Aus diesem Grund haben wir diesen geschützten Bereich für Euch angelegt, in dem Ihr anhand von 12 Schritten, sowie einem umfangreichen FAQ Bereich, einfach und mit unserer Unterstützung Euren Abiball planen könnt.

Zu jedem wichtigen Schritt findet Ihr außerdem noch nützliche Vorlagen und Dokumente, die Ihr herunterladen und nutzen könnt. Bei Fragen stehen wir Euch selbstverständlich jederzeit zur Verfügung.

Wir freuen uns auf eine gute gemeinsame Abiballplanung mit Euch.

Euer Team von Abiconnection.

1. Kommunikation mit Schülern und Eltern

Zeitnah nach Vertragsabschluss sollte die Kommunikation mit Euren Eltern und Euren Mitschülern beginnen, damit sich alle diesen wichtigen Termin in den Kalender eintragen können und der Kartenverkauf losgehen kann. Durch den frühzeitigen Kartenverkauf könnt Ihr sicherstellen, dass alle Anzahlungen fristgerecht an Abiconnection gezahlt werden können. Das ist wichtig, da auch wir die Location und andere Dienstleister fristgerecht bezahlen müssen.

Entweder Ihr benutzt für den ersten Kontakt eines der von uns zur Verfügung gestellten Standardschreiben, oder Ihr werdet selber kreativ. Falls Ihr einen eigenen Text verfasst, achtet darauf, dass folgende Informationen auf jeden Fall enthalten sind: 

Veranstaltungsdatum, Veranstaltungsbeginn und -ort, sowie der Kartenpreis, die Anmeldefrist und die Daten des Kontos, auf das das Geld überwiesen werden soll.

Überlegt Euch außerdem, in welcher Form ihr Euer Anschreiben versenden wollt: per E-Mail, Verteilung in der Schule oder postalisch? Wir empfehlen Euch, einen Verteiler mit allen E-Mail-Adressen anzulegen.

Egal für welche Variante Ihr Euch entscheidet, macht es am besten zeitnah, damit alle potentiellen Gäste möglichst früh über Euren Ball informiert sind.

Downloads:

Standardschreiben 1 herunterladen! 
Standardschreiben 2 herunterladen!

Stichworte: Sponsoring, Finanzierung

2. Sponsoring und Finanzierungsideen

Satte Prozente sparen und 10 Euro pro Verkauftem Kleid verdienen. Durch unseren Partner DeinBallkleid.de könnt Ihr auf diese Weise die Finanzierung Eures Balles voran treiben und profitiert von Eurem einzigartigen Traumkleid.

Näheres siehe Partner und Aktionen.

Neben diesen Angeboten habt Ihr natürlich auch die Möglichkeit selber aktiv zu werden. Organisiert zum Beispiel Sponsorenläufe oder verkauft Kuchen bei Schulversammlungen. Mit etwas Kreativität könnt Ihr auch so die Finanzierung Eures Abiballs unterstützen.

Falls Ihr Hilfe braucht oder weitere Fragen zum Thema Finanzierung habt, sprecht uns gerne einfach an! 🙂

3. Partner & Aktionen

Ihr sucht noch nach dem Traumkleid für Euren Abiball? Dann seid Ihr bei DeinBallkleid.de genau richtig. Neben einem Rabatt für Abiconnection Kunden, gibt DeinBallkleid.de Euch auch das Einzigartigkeits-Versprechen. Denn DeinBallkleid.de verkauft jedes Kleid nur einmal pro Abschlussball eines Jahrgang. Dadurch könnt Ihr Euch sicher sein, dass Ihr auf Eurem Abiball die Einzigen seid, die Euer Kleid tragen. #SeiEinzigartig!

Als Komiteemitglied bekommen fünf von Euch sogar 25 % Rabatt auf den Kauf ihres Abiballkleides.

Zusätzlich werden Euch für jedes verkaufte Kleid an eine Schülerin Eures Jahrgangs 10 Euro für weitere Abiball-Extras gutgeschrieben.

P.s. Auch die anderen Mädchen Eures Jahrgangs bekommen 15 % Rabatt auf den Kauf ihres Traumkleides.

Kommt vorbei in den Hamburger Store in Eppendorf und findet Euer Traumkleid!

Weiht Eure Mitschüler ein: nehmt bei Eurem Besuch bei uns kostenlos Flyer zum Verteilen mit!

Flyer herunterladen

Auch die Männer sollen auf ihrem Abiball gut eingekleidet sein. Ein guter Anzug bewirkt viel an einem so wichtigen Abend. Und erschwinglich soll er sein.

Willkommen bei Young Gentleman by Herrensache. Als Partner von Abiconnection könnt Ihr Euch hier Euren Individuellen Anzug Schneidern lassen und auf dem Ball, wie ein Gentleman glänzen.

Nähere Informationen findet Ihr hier.

Abiflyer.com ist Eure Druckplattform für Abiflyer. Als exklusiver Partner von Abiconnection könnt Ihr hier bis zu 5000 Flyer umsonst drucken lassen und damit günstig und ohne viel Arbeit Werbung für Eure Abiparty machen.

Dazu enthält jeder bei Abiflyer.com gedruckte Flyer einen Gutschein, für den DeinBallkleid.de Store in Hamburg. Damit schont Ihr also nicht nur Eure, sondern auch, die Brieftasche Eurer Gäste.

Für nähere Informationen und dem Link zur Seite klickt einfach hier

4. Eventplanung: Zeitplan und Vorbereitungen

Damit Eure Freunde und befreundete Schulen über Euren Abiball Bescheid wissen, empfehlen wir Euch, rechtzeitig eine Facebook-Veranstaltung zu erstellen. Am besten rund sechs Monate vor dem Veranstaltungstag. Gern stellen wir Euch Beispieltexte für eure Facebook-Veranstaltung zur Verfügung.

Andernfalls könnt Ihr auch Euren eigenen Text formulieren. Bestimmte Bestandteile muss dieser jedoch enthalten.

Dazu gehören:

die Location mit der Adresse, die Uhrzeit für den Späteinlass, der Eintrittspreis und eine Beschreibung des Dresscodes, und – ganz wichtig – einen Verweis auf unser U-18-Formular sowie die Einlasskriterien U-18.

Liegen die unterschriebenen U-18-Formulare am Abend der Veranstaltung nicht vor, können die betroffenen Teilnehmer eventuell nicht eingelassen werden!

Den Catering-Plan erhaltet Ihr in der Regel drei Monate vor Veranstaltungsbeginn. Wichtig ist, dass Ihr uns über Besonderheiten wie Vegetarier oder Nahrungsmittelunverträglichkeiten informiert. Wie Ihr das am besten tut, erfahrt ihr im Sektor “Tischplan und Gästeliste”.

Einen Monat vor Eurem Abiball benötigen wir von Euch die genaue Teilnehmeranzahl. Wir kommen dafür natürlich noch einmal auf euch zu.  (Spätzünder könnt Ihr nach Rücksprache mit uns bis zu zwei Wochen vor der Veranstaltung nachmelden. Das Geld für die Karten müsst Ihr dann Spätestens am Tag Eures Abiballs an Abiconnection übergeben .)

Ebenfalls einen Monat vorher stellen wir Euch eine Vorlage für einen Ablaufplan zur Verfügung. Dieser enthält feste Programmpunkte, wie zum Beispiel den Veranstaltungs- und Buffetbeginn. Dort findet Ihr auch eigene Zeitfenster, die Ihr mit Eurem Rahmenprogramm, wie zum Beispiel Reden oder einer Diashow füllen könnt. Den vollständigen Ablaufplan benötigen wir zwei Wochen vor Eurem Abiball zurück. Bei Fragen könnt Ihr gern auf uns zukommen. 

Als letztes erhaltet Ihr einen Monat vor Eurem Abiball die Vorlage für Eure Gästeliste und Tischplan.

Auf der Gästeliste für die Ballgäste stehen immer mindestens alle Nachnamen der teilnehmenden Abiturienten in alphabetischer Reihenfolge mit der jeweiligen Gästezahl & Tischnummer. Sollte eine Person keiner Abiturientin/keinem Abiturienten zugeordnet werden können (eure Lehrer beispielsweise), dürft Ihr natürlich noch weitere Namen hinzufügen.

Beachtet bitte, dass der Name, der in der Liste steht auch als eine Karte zählt.

Danach könnt Ihr hier Vegetarier oder Unverträglichkeiten und unter 18 Jährige kenntlich machen. Folgend findet ihr ein Beispiel. Eine genaue Beschreibung der Abläufe findet Ihr auch in eurem Dokument.


Beispiel:

In diesem Fall kommt der Schüler “Mustermann” mit 2 zusätzlichen Gästen, daher in der Spalte „Personen Gesamt“ - „3“. Von den 3 Gästen ist 1 Person unter 18 und zwei Personen sind Vegetarier. Veganer gibt es nicht, daher wurde die Zahl “0” eingetragen. Besonders wichtig: Der Abiturient Mustermann hat einen Gast, der im Rollstuhl sitzt. Das ist vor allem in mehrstöckigen Locations relevant zu wissen.

 

Am Veranstaltungstag ist Eure Mitarbeit genauso wichtig, wie in der Planungsphase.

Natürlich versuchen wir Euch auf Eurem Abiball weitestgehend den Rücken frei zu halten. Dennoch kann es zu Situationen kommen, in denen wir Eure Unterstützung benötigen. Zum Beispiel, wenn ein Gast an der Veranstaltung teilnehmen möchte, aber nicht auf der Gästeliste steht. Bitte seid in diesem Fall also nicht zu überrascht und helft uns an den entsprechenden Stellen. Hand in Hand arbeitet es sich besser. 🙂

(Weitere Informationen dazu findet Ihr unter dem Punkt “8. Aufgaben am Veranstaltungstag”)

Zur Erleichterung des Transfers verschiedener Dokumente, die wir Euch im Laufe der Zeit zur Verfügung stellen werden, geben wir für Euch, etwa 2 Monate vor Eurem Ball, auf der Sharing-Plattform Google Drive ein Ordner frei. In diesem Ordner pflegen wir nach und nach alle Dateien ein, die für die Planung relevant sind.

Wichtig ist, dass ihr die vorgegebenen Dateiformate nicht verändert und immer innerhalb des vom Ordner zur Verfügung gestellten Programms bearbeitet. Dadurch können wir technischen Schwierigkeiten vorbeugen und zu jedem Zeitpunkt sicherstellen, dass sowohl Ihr, als auch wir auf die Dokumente zugreifen können.

Da auch unsere Dienstleister, wie zum Beispiel der Caterer, rechtzeitig bestimmte Informationen von uns benötigen, ist es wichtig, dass Ihr die von uns vorgegebenen Fristen einhaltet. Wir sind auf Eure tatkräftige Mitarbeit angewiesen und stehen Euch bei Fragen jederzeit zur Verfügung! 🙂

5. Dienstleister

Natürlich stellen wir Euch für die passende musikalische Untermalung des Balles einen professionellen DJ zur Verfügung. Alle DJ’s die für uns vor Ort im Einsatz sind, haben in ihrem Job langjährige Erfahrung und legen neben Abibällen von Abiconnection auch auf Hochzeiten, Firmenveranstaltungen und anderen Abendveranstaltungen auf. Ihr werdet also bestens durch den Abend begleitet.

Etwa einen Monat vor Eurem Abiball, habt Ihr die Möglichkeit Euren DJ bei unserem DJ-BBQ kennenzulernen. Dieser Abend ist zum Einen dazu da, Euren DJ besser kennenzulernen und zum Anderen, um Euch in Fragen Musik beratend zur Seite zu stehen. Jeder DJ wird bei einem Teil der Veranstaltung auflegen, sodass Ihr die Möglichkeit habt Euch ein Bild von ihm zu machen. Im späteren Verlauf, werden die DJs dann auf Euch zu kommen und mit Euch über euren Ball reden. Hier könnt Ihr Eure Musikwünsche äußern und zum Beispiel den Eröffnungstanz besprechen. 

Euer DJ ist an dem Abend aber nicht nur für die Musik zuständig. Auch bei technischen Fragen ist er Euer Ansprechpartner. Wollt Ihr zum Beispiel eine Powerpoint Präsentation oder Diashow während des Essens laufen lassen? Dann sprecht das gern vorher mit Eurem DJ ab. Er kann Euch über die technischen Anforderungen in eurer Location aufklären.

Damit Euer Abiball für immer Teil Eurer Erinnerung bleibt, wird auch ein Fotograf anwesend sein, der Euch garantiert immer in das richtige Licht stellt. Eure Bilder stehen Euch einige Tage nach Eurem Abiball zum Donwload über das Portal www.fotograf.de zur Verfügung. Wie viel die einzelnen Fotos kosten und wie lange der Fotograf vor Ort ist, hängt von dem Paket ab, dass Ihr bei Abiconnection gebucht habt.

1. Kostenloser Familienfotograf

Der Kostenlose Familienfotograf ist im Grundpaket enthalten und muss nicht extra hinzugebucht werden. Hier habt Ihr bis fünf Stunden nach Veranstaltungsbeginn die Möglichkeit Euch mit Euren Freunden und Verwandten vor einer Leinwand ablichten zu lassen. Mit tollen Accessoires und viel Witz entstehen dabei die verrücktesten und schönsten Bilder.
Die Fotos könnt Ihr dann später auf Fotograf.de kaufen und herunterladen. Ihr habt auch die Möglichkeit euch Poster oder Collagen erstellen zu lassen.

2. Pauschaler Fotograf

Beim Pauschalen Fotografen, habt Ihr, genau wie beim kostenlosen Familienfotografen, die Möglichkeit bis fünf Stunden nach Beginn Eures Balles Fotos machen zu lassen. Anders als beim Familienfotografen ist der Download der Fotos danach aber kostenlos möglich.
Den pauschalen Fotografen könnt Ihr kostenpflichtig bei uns hinzubuchen, sofern Ihr das nicht direkt schon getan habt. Das ist auch nach Vertragsabschluss noch möglich (siehe Zusatzleistungen hinzubuchen). Schreibt uns dafür gerne einfach eine E-Mail. Nach Überweisung der zusätzlichen Kosten, können wir den Fotografen für Euren Abiball buchen. 🙂

3. Partyfotograf

Wenn Ihr zusätzlich zu den Bildern des offiziellen Teils auch noch Bilder von Eurer Party haben wollt, dann ist unser Partyfotograf genau das Richtige für Euch. Er beginnt ab 21:00 Uhr Fotos zu machen und steht Euch dann bis zu 5 Stunden zu Eurer freien Verfügung. Er ist damit zusätzlich zum Familienfotografen die perfekte Abrundung für Euer Fotobuch, in dem dann garantiert kein besonderer Moment verloren geht.
Auch den Partyfotografen könnt Ihr über Abiconnection hinzubuchen. Kommt dafür gerne einfach auf uns zu.

Was wäre ein Abiball ohne Buffet?  Wir arbeiten eng mit einem Caterer zusammen, der sich darum kümmert, dass Ihr und Eure Gäste sich kulinarisch wohl fühlen. Dafür ist es unbedingt notwendig, dass er von uns dafür alle wichtigen Informationen rechtzeitig bekommt. Gebt uns deswegen Bescheid, wenn es auf Eurem Ball Vegetarier, Veganer und spezielle wünsche bezüglich des Buffets gibt.

Tragt alle relevanten Kenntnisse in Euren Tischplan ein, den Ihr etwa einen Monat vorher von uns erhaltet, dann stehen alle auf der sicheren Seite. 🙂 (siehe Eventplanung: Zeitplan und Vorbereitungen -> Tischplan und Gästeliste)

Natürlich ist es auch möglich, dass Ihr zusätzlich zu dem Angebot, das wir Euch stellen, noch eigene Dienstleister engagiert (zum Beispiel Bands oder eine eigene Dekoration). Bevor Ihr eigene Dienstleister hinzu bucht, kommt bitte auf uns zu, damit wir dies vorab absprechen können. Sollten einige dieser Dienstleister besondere Aufmerksamkeit von uns bedürfen - zum Beispiel ein besonderer Lieferzeitpunkt von Dekoration, etc. - dann sprecht Euch bitte rechtzeitig mit uns ab, damit keine Missverständnisse entstehen. 🙂

Wichtig zu beachten ist, dass die Dienstleister DJ, Fotograf, Security und Catering von uns gestellt werden und nicht ersetzt werden können.

6. Nachbuchung von Zusatzleistungen

Ihr habt Euren Vertrag mit Abiconnection bereits abgeschlossen und wollt aber nachträglich noch Zusatzleistungen hinzubuchen? Kein Problem! Nachbuchungen von Zusatzleistungen sind in der Regel noch bis zu zwei/drei Wochen vor Eurem Abiball möglich. Schickt uns dafür einfach das Dokument “Antrag-auf-Umbuchung-von-Zusatzleistungen” aus unserem Downloadbereich ausgefüllt zu.

Ihr bekommt dann das unterschriebene Original zurück und nach Erhalt des Geldes buchen wir die Zusatzleistung für Euch nach. Bei Fragen schreibt uns einfach eine E-Mail oder ruft an. Wir kümmern wir uns gerne um Euer Anliegen! 🙂

Anmerkungen zum Ausfüllen des Antrags auf Umbuchung von Zusatzleistungen

Zum Ausfüllen des Antrags entnehmt zuerst Eurem Vertrag auf Seite 4 die aktuellen Preise und bisherig gebuchten Zusatzleistungen und tragt diese in den Spalten „Preis €“ und „Bisher gebucht“ ein.

Kreuzt danach in der Spalte „Buchungsantrag“ die neue Zusammenstellung Eurer Zusatzleistungen an. Beachtet, dass nur der in der Spalte „Buchungsantrag“ angegebene Stand an Zusatzleistungen von Abiconnection auf Eurem Abiball umgesetzt wird.

Wenn Eure neue Auswahl an Zusatzleistungen getroffen habt, tragt die Gesamtsumme in das Feld “Summe aller Zusatzleistungen insgesamt” ein.

Anschließend tragt Ihr den bisherigen Grundpreis der Abiballkarten ein. Diesen könnt Ihr Eurem Eventdienstleistungsvertrag auf Seite 4 entnehmen.

Aus diesen Beiden Werten errechnet Ihr den neuen Gesamtpreis pro Karte (15,75 + 59,50 € = 75,25 €):

In der nächsten Spalte wird die Mindestanzahl der Karten abgefragt. Auch diese ist in Eurem Eventdienstleistungsvertrag auf Seite 1 festgelegt und entspricht der Mindestteilnehmerzahl.

Als letztes multipliziert Ihr diesen Wert mit dem neuen gesamtpreis pro Karte und erhaltet Eure neue Mindestvergütung:

Haben wir Zusatzvereinbarungen getroffen, die in dem Formular nicht auftauchen, so könnt Ihr diese auf Seite 2 unter “Ergänzende Vereinbarungen” festhalten.

 

 

 

7. Aufgaben am Veranstaltungstag

Das Komitee sollte 30 Minuten vor Veranstaltungsbeginn vor Ort sein, um bei der Begrüßung der Gäste und Platzzuweisung zu unterstützen.

Die persönliche Platzzuweisung ist ein möglicher Schritt, um leicht gute Stimmung unter den Gästen zu verbreiten. Sie fühlen sich dadurch wertgeschätzt und willkommen.

Ihr müsst die Platzzuweisung nicht alleine mit dem Komitee stemmen. Je nach Größe Eures Jahrgangs könnt Ihr auch 4-5 Personen aus Eurem Jahrgang am Tischplan positionieren und die Gäste an ihre Tische geleiten lassen.

Ebenfalls nützlich, ist ein gemeinsamer Rundgang vor dem Veranstaltungsbeginn. Auf diese Weise könnt Ihr nochmal kontrollieren, ob alles für Euch stimmig ist und gegebenenfalls auf uns zukommen, wenn Euch noch etwas fehlt. Wir geben unser Bestes, Eure Wünsche in die Tat umzusetzen. (Das bezieht sich natürlich nur auf umsetzbare Kleinigkeiten, wir können nicht 30 Minuten vor Beginn die gesamte Location umbauen.) 🙂

Wenn Ihr vorab einen gemeinsamen Rundgang mit uns durchführen möchtet, dann seid bitte 60 Minuten vor Einlassbeginn in der Location und sagt uns kurz Bescheid.

Eine tolle Möglichkeit Eure Gäste auf Euren Abiball Willkommen zu heißen und den Ablauf des Abends vorzustellen, ist eine Begrüßungsrede. Die muss nicht lang sein, 5-10 Minuten sind der Erfahrung nach ausreichend. Als einen guten Abschluss der Rede hat sich bisher immer die Eröffnung des Buffets bewährt. Ganz wichtig ist hierbei aber darauf zu achten, dass die Rede dann so gelegt wird, dass das Buffet laut Ablaufplan bereits fertig eingedeckt ist!  Kommt dafür gerne im Vorwege auf uns zu, wir können Euch die genauen Ablaufzeiten nennen.

Habt Ihr eigene Dekoration mitgebracht, die nicht über Abiconnection gebucht wurde? Dann denkt bitte daran, dass Ihr sie nach der Veranstaltung wieder mitnehmt. Die Folgeschule will die Location natürlich wieder genauso sauber übernehmen, wie Ihr sie vorgefunden habt.

Falls Ihr spontan noch Karten bei Abiconnection hinzu gebucht habt, weil sich einer Eurer Gäste noch ganz spontan dazu entschieden hat doch dabei zu sein, ist die Abrechnung dieser Karten am Abend der Veranstaltung fällig. Bitte bringt daher den passenden Betrag für die nachgebuchten Karten in einem beschrifteten Umschlag mit, damit die weiteren Gäste an Eurem Abiball teilnehmen können.

8. Fundsachen

Erfahrungsgemäß bleibt auf einem Abiball Eurer Größe immer etwas an der Garderobe zurück, dass im Nachhinein in den meisten Fällen gesucht wird. Diese Dinge bekommt Ihr einige Tage nach der Veranstaltung von uns zugeschickt. Gäste, die etwas vermissen, können sich dann einfach bei Euch melden und Ihre Gegenstände abholen.

9. Feedback

Hat Euch die Planung mit Abiconnection gefallen? Gibt es Dinge, die Ihr gerne anders gemacht hättet? Dann gebt uns nach Eurem Abiball gern ein Feedback. Eure Rückmeldung ist uns wichtig, denn nur so können wir unsere Konzepte weiterentwickeln und die Abiballplanung noch angenehmer gestalten. 🙂

(Ein Formular dafür findet Ihr hier.)

Zahlungsverkehr

Wie funktioniert das eigentlich?
Damit wir Euren Abiball reibungslos planen können, sind wir auf die rechtzeitige Zahlung Eurer Raten angewiesen.
Wie Ihr diese Begleicht und wo Ihr erfahrt, wie hoch diese sind erfahrt Ihr hier.

1. Höhe der Raten

Die Höhe der einzelnen Raten, die Ihr an uns Überweisen müsst, hängt von der Höhe Eurer Mindestvergütung ab. Die Mindestvergütung errechnet sich aus Eurem Kartenpreis x der Mindestteilnehmerzahl, die in Eurem Vertrag festgelegt wurde.
Nachdem die Mindestvergütung festgelegt ist, wird der Betrag in drei Teile geteilt, die über das Jahr bis zu Eurem Abiball fällig werden. Die Aufteilung der Ratenhöhen ist normalerweise:

  • 1. Rate: 30% der MV
  • 2. Rate: 30% der MV
  • 3. Rate: 40% der MV

(abweichende Vereinbarungen können möglich sein, schaut hierzu bitte sicherheitshalber in Eurem Vertrag nach)

2. Fälligkeit der Raten

Wann Ihr die Raten bezahlen müsst ist in Eurem Vertrag festgelegt. Schaut also bei Bedarf einfach dort nach. 🙂

Bei der Überweisung ist es wichtig, dass Ihr im Verwendungszweck folgende Daten angebt:
Name der Schule - Location, in der Ihr feiert - Datum Eures Balles.

Wenn Ihr Probleme oder Fragen bezüglich der Fälligkeit habt, dann schreibt uns gerne einfach eine Mail an info@abiconnection.net. Dort helfen wir Euch gerne weiter. 🙂


Kontakt

Bei allen Fragen rund um die Abiballplanung und Inhalt Eures LogIn Bereiches, könnt ihr uns gerne über WhatsApp kontaktieren: 01639789016. Vertragsänderung oder Hinzubuchungen bitte per Mail an info@abiconnection.net richten!